Förvaring och arkivering

Ett fotografi, både som positiv och negativ, är inte beständigt för all framtid, även om det är optimalt framkallat. För att förlänga dess livslängd och förebygga skador behöver bilderna förvaras i för dem så goda förhållanden som möjligt. Det kan vara svårt att ha resurser, men också att veta exakt hur man skall göra. Tänk dock på att även om man i detta nu inte kan förvara sina bilder på det mest optimala sättet, så är det av största vikt att vidta åtgärder för förbättringar.

Råd kring förvaring och arkivering:

Det optimala förvaringsutrymmet för fotomaterial är ett tempererat och reglerat rum, där klimatet hålls konstant. Har man inte tillgång till ett sådant, är ett rum med så jämn temperatur och luftfuktighet som möjligt också en lösning. Ett rum beläget mitt i huset, utan direkt förbindelse med utomhusklimat, är att föredra. Att rekommendera för exempelvis vanliga svartvita negativ och positiv är en temperatur på 16-20 C, samt en relativ luftfuktighet (RF) på 30-40%. Tänk på att förvara fotomaterialet mörkt!

Undvik rum med vattenledningar och många elektriska kablar. Ställ inte hyllor och skåp för nära värmekällor eller vatten. Vid läckage eller för hög värme, kan fotografierna få oåterkalleliga skador.

Vid val av hyllor och lådor, välj gärna sådana av metall. Trä- eller plastprodukter kan avge skadliga ämnen, både genom direktkontakt med fotomaterialet eller genom gaser.

Stapla inte materialet i höga travar på varandra, särskilt inte de sköra glasplåtarna.

Hantera alltid bildmaterialet varsamt! Ta inte med fingrarna direkt på varken positiv eller negativ. Använd bomullsvantar! De finns exempelvis att köpa på apoteket.

Skilj positiv från negativ i förvaringssammanhang. De kan förvaras i samma rum, men ej i samma kuvert och förvaringsbox. Nitratfilm är brandfarlig bör därför förvaras helt separat.

Placera gärna positiven respektive negativen i syrafria förvaringskuvert eller omslag. I bästa fall ett positiv/negativ per kuvert. Om man samtidigt registrerar bilderna, notera bildnumret på omslaget (samma nummer på negativ och bild med samma motiv). Sätt aldrig klisterlappar eller etiketter på negativ eller positiv!

Skriv endast med blyertspenna vid anteckningar på förvaringskuverten/omslagen eller positivens baksida. OBS! Skriv innan negativ/ positiv läggs ned i kuvertet/omslaget!

Funderar ni på att rengöra det fotografiska materialet? Gör inga åtgärder utan att först kontakta fackmän i ämnet! Sådana åtgärder måste utföras av en i ämnet insatt person.

Vad gäller val av papper som man använder tillsammans med fotomaterial bör papper användas som är tillverkat av ren bomull. Det pappret är mycket rent och lämpar sig för fotografiska material.

Vid montering av fotografier, använd inte klister eller tejp. Använd fotohörn istället! Tänk på att vanliga brevkuvert är klistrade i kanterna.

Man bör inte placera fotomaterialet i de i handeln vanligen förekommande plastfickorna. De kan på sikt vara skadliga. Vill man ändå använda plastfickor av något slag finns speciella genomskinliga plastfickor att köpa som innehåller ren polyester, eller ett polyetenmaterial.

Tänk på att man genom att förteckna och registrera inte bara får ett mer lätthanterligt material, det blir också lättare att söka fram bilder man letar efter.

Registrering

Att registrera en fotosamling är inte bara ett sätt att öka ordningen på de egna fotografierna, utan också ett sätt att få större glädje av dem. Fler kan nyttja samlingen, både besökare och ägare. De blir inte bara "hylliggare" utan verkliga källor till historieberättande! Det finns olika sätt eller system för att registrera fotosamlingarna. Enklaste sättet är att använda sig av blanketter. I dag finns också för ändamålet upprättade datasystem, system som har fördelen att de är sökbara. Som en början är dock manuell registrering med hjälp av en blankett för varje fotografi att föredra. Registreringen kan med fördel påbörjas innan man aktivt försöker identifiera fotografiet.

Fakta att ta fasta på vid registrering av fotografier:

Upprätta en kopierbar registreringsblankett där samtliga fakta som skall sökas står uppställda.

Ge den registrerade bilden ett nummer som noteras både på bilden själv och på registreringsblanketten. Om ett negativ till bilden finns, ge den samma nummer.

Notera på registreringsblanketten om både positiv och negativ finns till bilden, samt om dubbletter finns. Det kan vara bra att veta om man i framtiden skall kopiera bilden.

Viktiga frågor kring identifieringen av ett foto och som bör vara med på registreringsblanketten är:

- Vem är fotografen? Ange namn och om möjligt adress eller verksamhetsort.

- Var är bilden tagen? Skriv så exakt som möjligt exempelvis socken, by, gård.

- När är bilden tagen? Helst med datum och år, i nödfall kan exempelvis "1950-talet" gälla som tidsangivelse.

- Vem är med på bilden? Personerna på bilden bör identifieras var för sig. Är det många personer, skissa av bilden och numrera personerna. Ange om möjligt även ålder, yrke och titlar på personer.

- Vad vill bilden/fotografen visa? Beskriv händelsen bakom varför bilden är tagen. Detta framgår inte alltid utifrån motivet.

- Vem har identifierat bilden? Ange namn och adress på den eller dem som identifierat bilden.

Att identifiera bilder kan vara tidskrävande arbete, men det kan också generera många trevliga stunder. Är man en förening kan man bilda speciella grupper som jobbar med identifiering av foton. Man kan också tillsammans med det lokala studieförbundet anordna studiecirklar. Att montera bilder i pärmar som exempelvis ställs ut på biblioteket eller på hembygdsgården är ett bra sätt att få information om, och visa en bildsamling. En registreringsblankett kan placeras i närheten av fotografierna där nu information noteras av besökare.

Bilder som används ofta bör kopieras, antingen som ett fotopositiv eller genom att bilden skannas och skrivs ut på vanligt papper. Detta är särskilt viktiga åtgärder att ta fasta på för de som har positiv som enda originalmaterial.

Har man ett stort antal negativ som okända motiv är framkallning av dessa till fotopositiv ett kostsamt uppdrag. För att identifiera och få fram arbetsfotografier på dessa negativ kan skannern återigen vara till stor hjälp. Man kan nämligen skanna både glasplåtar och bladnegativ med bra resultat! Bilderna kan sedan sparas på exempelvis en CD-rom och bli ett material för framtida användning.

För att på sikt bevara fotomaterialet bör man ha både ett positiv och ett negativ på bilden! Har man endast positiv är det lämpligt att göra så kallad reprofotografier av dessa. Då får man ett negativ till bilden som kan arkiveras och användas till kommande kopieringar. Reprofotografering rekommenderas också om man har skadade negativ eller positiv.

Databaser

Databaser för fotohantering är främst användbara för innehavare med stora samlingar. Har man relativt få bilder kan man genom någon form av manuellt register på ett bra och lätthanterligt sätt få överblick av samlingen.

Det finns många sätt och system för att hantera fotomaterial i databaser. En databas kan i dag relativt lätt framställas om man tar hjälp av datakunnig personal. Dock kan det vara svårare att framsälla system som fungerar bra vad gäller alla punkter exempelvis snabbhet, sökbarhet och bildhantering. Det finns olika databaser för just fotohantering som används i Sverige i dag bland museer och andra.

Att ta emot bilder

En fotosamling kan snabbt växa sig för stor och ohanterlig. Då det blir känt att någon är intresserad av och tar emot fotografier är det snabbt fler som vill skänka bilder och det kan vara svårt att säga nej om någon vill ge bort en ovärderlig bildskatt. Att samla och bevara fotomaterial är ju en av många uppgifter hembygdsföreningar, arkiv och museer har.

Här kan det vara bra att upprätta en strategi över vilket material som man kan och vill ta emot. För en hembygdsförening kan det exempelvis vara lämpligt att endast ta emot fotografier som skildrar den egna bygden, eller en viss verksamhet som föreningen koncentrerar sig på. Har man en sådan strategi är det också lättare att motivera ett nej. Kanske kan man i stället rekommendera eller hänvisa till någon annan som kan ha intresse av just de fotografierna.

Vid mottagande/köp av bilder bör man skriva ned någon form av avtal, dels för upphovsrättens skull, dels för att man så lätt glömmer varifrån bilderna kommer. I framtiden kanske man av olika anledningar behöver kontakta givarna/deponenterna/försäljarna.

Deposition och rådgivning

Om man själv inte har möjligheten att på ett bra sätt förvara sitt fotomaterial kan man deponera samlingen på ett större arkiv. En deposition kan vara förenligt med en viss avgift, dock försäkras man om att materialet tas om hand av kompetent personal. Genom en deposition skall man också tänka på att materialet blir något mer svårtillgängligt för föreningens medlemmar själva än om det förvaras i eller nära den egna föreningslokalen. Har man exempelvis registrerat materialet i en databas, där också bilden är skannad, eller har andra påsiktsbilder på "hemmaplan" är deposition en bra lösning. Då man har tillgång till fotosamlingen samtidigt som originalmaterialet är under bästa vård.

Depositioner kan i Västernorrland göras på Föreningarkivet Västernorrland. Här kan man förvara bildmaterialet på ett säker sätt, samtidigt underlättas dess tillgänglighet för länet i stort. Föreningarkivet har en depositionsavgift per hyllmeter på pappers- respektive fotomaterial.

Vad gäller rådgivning angående vård och registrering av fotomaterial kan man vända sig till Föreningarkivet och Murberget Länsmuseet Västernorrland. Rådgivning sker i möjlighet av tid, och då främst genom råd och tips per telefon.

 Till Murbergets fotosamling

Digitalisering av fotosamlinger

  Till ABM-skrift #55 (pdf)